Документы

Раздел Настройки → Документы управляет встроенными шаблонами печатных форм для счетов, коммерческих предложений, договоров и документов поставки.

Шаблоны

Для каждого типа документа можно вести несколько макетов. Стандартный макет создаётся системой автоматически, а дополнительные макеты добавляются кнопкой Добавить рядом с полем Макет. Новый макет копирует текстовые настройки выбранного макета, но логотип, подпись, факсимиле и печать загружаются отдельно.

Если вы проходите онбординг администратора, шаг Документы считается выполненным после сохранения существующего шаблона, создания нового макета или загрузки фирменного файла в шаблон. Это подтверждает, что генератор документов открыт и готов к настройке.

Для каждого макета можно настроить:

• название шаблона;
• текст заголовка, условий и подвала;
• переменные в формате {{document.number}}, {{buyer.fullName}} и похожем;
• табличные переменные для позиций: {{items.table}}, {{items.table.compact}}, {{items.table.withVat}}, {{items.table.noPrices}};
• модификаторы переменных: date, datetime, money, number, uppercase, lowercase, initials, default:текст;
• логотип компании;
• подпись, факсимиле и печать;
• подписанта, должность и основание подписи;
• бухгалтера и его реквизиты для счетов и договоров;
• текст платёжных реквизитов для печатной формы.

Шаблоны встроенные: пользователь не загружает собственный .docx, а управляет данными и фирменными блоками, которые система подставляет при генерации Word-файла.

Пункт Добавить свой документ в списке типов помечен как скоро. Кроме счёта, КП и договора доступны фиксированные макеты документов поставки:

• товарная накладная;
• транспортная накладная;
• товарно-транспортная накладная;
• доверенность на получение;
• маршрутный лист;
• акт приёмки;
• лист комплектации;
• заявка на доставку;
• внутренняя накладная на передачу в производство;
• акт расхождений.

Визуальный редактор

Верхний блок Предпросмотр и редактор — основной рабочий лист макета. В нём можно править текст, таблицы, заголовки и переменные прямо на странице. Кнопка Сохранить фиксирует визуальный шаблон, Обновить проверяет его на тестовых данных, а DOCX и PDF скачивают тестовые файлы.

Если визуальный шаблон ещё не сохранён, система собирает стартовый лист из полей ниже: названия, заголовка, текста шаблона, подвала, нумерации, изображений, подписанта и реквизитов. После сохранения визуальный лист становится основным источником для предпросмотра и Word-экспорта, а нижние поля остаются быстрыми настройками и резервными данными.

Конструктор переменных

В левой панели страницы находится конструктор переменных. Выберите группу данных, найдите нужное поле, при необходимости добавьте модификатор и скопируйте или вставьте переменную в активное поле шаблона. В визуальном листе системные переменные показываются чипами с названиями полей, но сохраняются в старом формате {{path.to.value}}; пользовательские поля в первой версии отображаются текстом.

Доступны переменные документа, моей компании, банка, контрагента, контакта контрагента, заявки, закупки, связанных документов, логистического объекта, маршрута, партии поставки, позиций, пользователей и системных дат. Если документ не связан с заявкой, закупкой или логистикой, такие переменные останутся пустыми и появятся в предупреждениях предпросмотра.

Нумерация

Для каждого типа документа ведётся отдельный счётчик. В шаблоне можно задать:

• включение автоматической нумерации;
• префикс;
• следующий номер;
• количество знаков для дополнения нулями;
• суффикс.

Если сотрудник вводит номер вручную при создании документа, этот номер сохраняется как есть и счётчик не увеличивается.

Предпросмотр

Кнопка Обновить показывает быстрый предпросмотр с примерными данными. Кнопки DOCX и PDF скачивают проверочные файлы по тем же текущим настройкам шаблона.

Где используется

• КП — карточка коммерческого предложения выгружается в Word или PDF с выбором макета.
• Счёт — Excel-экспорт остаётся отдельным, а Word/PDF-экспорт предлагает выбрать макет.
• Договор — договор создаётся в отдельном реестре и выгружается в Word или PDF с выбором макета.
• Документы поставки — формируются в карточке заявки, сохраняются в истории раздела Логистика → Документы поставки и могут скачиваться одним ZIP-архивом с PDF-файлами.

Подробнее о переменных, нумерации и предпросмотре см. в разделе Генерация документов.