Карта документов и процессов

Эта страница помогает понять, какие документы и справочники участвуют в SNABZHENETS+ и как они связываются между собой от клиентской потребности до закупки, оплаты, поставки и аналитики.

Практический сценарий проверки по шагам см. в разделе Сквозной сценарий от заявки до отгрузки.

Как читать номера документов

В интерфейсе используются понятные номера и сокращения:

Обозначение	Что означает
PR	заявка на закупку: потребность, позиции, ответственный и закупочный процесс
PUR	закупка или карточка закупочной воронки
RFQ	запрос поставщику на цену, срок и условия
QUOTE	ответ поставщика или коммерческое предложение поставщика
CP	коммерческое предложение покупателю
CON	договор с покупателем
SI	исходящий счёт покупателю
DR	заявка на доставку
PL	лист комплектации
TN	транспортная накладная
TTN	товарно-транспортная накладная
POA	доверенность на получение
M11	внутренняя накладная на передачу в производство

Служебные коды записей используются системой автоматически. В работе с клиентами, поставщиками и коллегами ориентируйтесь на номера документов, названия контрагентов и даты.

Как процесс виден в интерфейсе

SNABZHENETS+ показывает не набор разрозненных таблиц, а один закупочный маршрут:

• Заявки — входящие потребности сотрудников или покупателей.
• Закупки — рабочее место снабженца: позиции, поставщики, сроки, бюджет, счета, приход и связанные документы.
• RFQ поставщикам — запросы цены и сроков у поставщиков.
• Коммерческие предложения — предложения покупателям на продажной стороне.
• Счета — входящие счета поставщиков и исходящие счета покупателям.
• Логистика — объекты, маршруты, партии поставки и документы поставки.
• Каталог — единая номенклатура товаров и услуг.
• Поставщики и контрагенты — компании, контакты, реквизиты, роли покупателя или поставщика.
• Документы — КП, договоры, счета и печатные формы.
• Аналитика — закупки, оплаты, сроки, себестоимость и маржа.
• Интеграции — подключение 1С, CRM, ЭДО, банков, BI, почты и других систем.

Один и тот же документ можно увидеть из разных мест: в карточке закупки, в реестре, в аналитике, в карточке поставщика или покупателя.

Основные документы

Документ	Где используется	Зачем нужен	С чем связан
Заявка или заказ покупателя	быстрая заявка клиента, карточка закупки, КП и исходящий счёт	фиксирует внешний запрос клиента или тендерную потребность	покупатель, контакт, файл запроса, КП, исходящий счёт, заявка
Заявка	закупочная воронка и карточка заявки	собирает всю работу снабженца по конкретной потребности	заказчик, поставщики, RFQ, ответы поставщиков, входящие счета, склад
Строка PR	позиции PR, RFQ, счета и документы	хранит товар или услугу, количество, цену, НДС, срок поставки и комментарий	каталог, заявка, RFQ, счёт, приход
Поставщик в заявке	карточка заявки	показывает, каких поставщиков рассматривают или пригласили	поставщик, RFQ, ответы, выбранные позиции
RFQ поставщику	запросы поставщикам	отправляет поставщику потребность по строкам и срок ответа	заявка, поставщик, позиции RFQ, ответ поставщика
Ответ поставщика	карточка RFQ и сравнение предложений	фиксирует цену, срок, скидку, НДС и условия поставщика	RFQ, поставщик, заявка, сравнительная таблица
Входящий счёт	счета поставщиков	отражает сумму к оплате поставщику и связь с закупкой	закупка, поставщик, позиции, оплаты, файлы счёта
Оплата поставщику	карточка входящего счёта	фиксирует полную или частичную оплату	входящий счёт
Коммерческое предложение покупателю	документы продажной стороны	показывает покупателю цену, срок, условия оплаты и поставки	покупатель, позиции КП, договор, исходящий счёт
Договор	реестр договоров	оформляет условия работы с покупателем	покупатель, КП, моя организация, печатная форма
Исходящий счёт покупателю	КП / Счета	выставляет покупателю сумму к оплате	покупатель, КП, строки счёта, оплаты клиента
Оплата клиента	карточка исходящего счёта	фиксирует поступление денег от покупателя	исходящий счёт
Заявка на доставку	карточка заявки и Логистика	передаёт перевозчику состав поставки, адрес и сроки	заявка, объект, маршрут, партия, перевозчик
Лист комплектации	карточка заявки и Логистика	помогает собрать позиции перед отгрузкой	заявка, выбранные позиции, партия
Товарная накладная	карточка заявки и Логистика	фиксирует передачу товаров между сторонами	поставщик, заявка, партия, позиции
Транспортная накладная	карточка заявки и Логистика	оформляет перевозку груза и реквизиты ТС	маршрут, перевозчик, водитель, объект
Товарно-транспортная накладная	карточка заявки и Логистика	объединяет товарную и транспортную часть поставки	поставщик, перевозчик, маршрут, партия
Доверенность на получение	карточка заявки и Логистика	подтверждает право сотрудника получить груз	доверенное лицо, поставщик, заявка
Маршрутный лист	карточка заявки и Логистика	описывает движение по маршруту и точки доставки	маршрут, объект, водитель, ТС
Акт приёмки	карточка заявки и Логистика	подтверждает приёмку по количеству и качеству	партия, позиции, объект, ответственные
Акт расхождений	карточка заявки и Логистика	фиксирует недостачу, пересорт или повреждения	партия, позиции, поставщик, приёмка
Передача в производство	карточка заявки и Логистика	оформляет внутреннюю передачу материалов в производство	партия, объект, подразделение, позиции

Справочники

Справочник	Что хранит	Где используется
Портал	рабочее пространство вашей компании	все документы и настройки
Сотрудники	пользователи, роли, отделы и контакты	заявки, закупки, согласования, уведомления
Мои организации	реквизиты продавца, банк, подписант, печать и подпись	КП, исходящие счета, договоры
Контрагенты	покупатели, поставщики, перевозчики и их контакты	PR, счета, КП, договоры, RFQ
Поставщики	закупочный профиль контрагента, условия, ассортимент и история	закупки, RFQ, прайсы, входящие счета
Каталог	товары, услуги, артикулы, единицы, категории, остатки и себестоимость	строки заявок, PR, RFQ, счетов и КП
Прайс-листы	цены поставщиков, покупателей или внутренние ориентиры	сравнение цен, себестоимость, повторные закупки
Склады	места хранения и транзитные зоны	приход, остатки, движения
Объекты логистики	адреса, координаты стройплощадок, складов, производственных участков и точек приёмки	маршруты, партии, документы поставки
Маршруты доставки	упорядоченные пункты маршрута, координаты, перевозчик, водитель, транспорт и плановая дата	партии поставки, ТН, ТТН, маршрутный лист
Партии поставки	набор строк заявки или PR для одной отгрузки	лист комплектации, накладные, акты приёмки
Карта маршрутов	объекты логистики и плановые линии маршрутов между одним, двумя или несколькими пунктами	обзор логистики, планирование доставки, документы по маршруту
Шаблоны документов	макеты, переменные, нумерация и фирменные блоки	Word-формы КП, счетов и договоров
Интеграции	подключённые внешние сервисы и их настройки	обмен с CRM, 1С, ЭДО, банками, BI и почтой

Buy-side поток

Buy-side поток начинается с потребности и заканчивается оплатой поставщику и приходом:

Заявка
  -> RFQ поставщикам
    -> Ответы поставщиков
      -> Выбор поставщика
        -> Заказано
              -> Входящий счёт
              -> Оплата
                -> Отгрузка
                  -> В пути
                    -> Приёмка
                      -> Закрыто

Ключевые правила:

• Внешний номер клиента, номер тендера или номер письма лучше указывать в PR и связанных документах.
• Строки документов заполняются в едином формате: номенклатура или название, количество, единица, цена, сумма, НДС, дата поставки и комментарий.
• Если строка связана с каталогом, система сохраняет историю цен и может обновлять себестоимость.
• В разделе Общие данные карточки заявки отображаются план-факт по количеству, сумме и срокам, остаток к закупке и ключевые сигналы по поставщикам.
• При создании RFQ, входящего счёта или прихода из PR система предлагает доступные строки и помогает не превысить оставшееся количество.
• Входящий счёт лучше привязывать к закупке и поставщику, чтобы бухгалтерия видела основание оплаты.
• Документы поставки можно сформировать из всей заявки, выбранных позиций, поставщика, объекта, маршрута или партии.
• В обзоре логистики карта показывает объекты и плановые маршруты. Маршрут собирается из одного, двух или нескольких пунктов; если у пунктов есть координаты, линия рассчитывается по карте, а не через ручной ввод местоположений ТС.
• Ошибочно сформированный документ поставки можно отредактировать или удалить из истории логистики; удалённый документ не попадает в последующие ZIP-выгрузки.
• Связанные объекты, маршруты, водители, ТС и партии при удалении архивируются, чтобы не потерять историю документов и доставок; несвязанные записи удаляются полностью.
• Генерация документа не меняет статус закупки автоматически: этап меняется отдельным действием сотрудника или жизненным циклом партии.

Sell-side поток

Sell-side поток начинается с покупателя и заканчивается выставлением и оплатой исходящего счёта:

Покупатель или PR
  -> Коммерческое предложение
    -> Договор
    -> Исходящий счёт
      -> Оплата клиента

Ключевые правила:

• Покупатель хранится в общей базе контрагентов.
• КП и исходящий счёт сохраняют снимок реквизитов вашей организации и покупателя на момент создания.
• Если для выполнения клиентского заказа нужна закупочная работа, ведите её в заявке, а продажную часть — в КП и исходящем счёте.
• Маржа считается по строкам исходящего счёта и используется в аналитике, но не выводится в печатные формы для клиента.

Понятные статусы

Документ	Основные статусы
Заявка	Черновик, в работе, поиск поставщика, ожидаем КП, согласование, заказано, ожидает оплаты, оплачено, отгружено, в пути, частично получено, принято, закрыто, отменено, просрочено
RFQ поставщику	Черновик, на согласовании, согласован, отправлен, просмотрен, отвечен, истёк, закрыт, отменён
Ответ поставщика	Черновик, подан, на проверке, нужна правка, подан повторно, принят, принят частично, отклонён, отозван, истёк
Входящий счёт	Черновик, загружен, на проверке, ожидает оплаты, оплачен частично, оплачен, просрочен, аннулирован
Коммерческое предложение	Черновик, на согласовании, согласовано, отправлено, просмотрено, принято, отклонено, истекло, сконвертировано в счёт, отменено
Договор	Черновик, активен, подписан, отменён, архив
Исходящий счёт	Черновик, на согласовании, согласован, выпущен, отправлен, просмотрен, оплачен частично, оплачен, просрочен, аннулирован, отменён
Документы поставки	Черновик, привязан к этапу: заказано, оплачено, отгружено, в пути, принято или закрыто

Что важно поддерживать в порядке

1. Указывайте внешний номер клиента или сделки в PR, если закупочная потребность связана с продажей.
2. Выбирайте контрагента и контакт из справочника, чтобы документы и история не дробились.
3. Привязывайте счета к заявкам PR и поставщикам.
4. Используйте каталог для повторяемых товаров и услуг.
5. Проверяйте реквизиты моей организации до выпуска КП, договора или исходящего счёта.
6. Если данные приходят из другой системы, заранее договоритесь, где хранятся клиенты, номенклатура, оплаты и складские остатки.