Исходящие счета клиентам

Исходящий счёт — это счёт на оплату, который ваша компания выставляет покупателю. Он может быть создан из принятого коммерческого предложения или напрямую в разделе КП / Счета.

Перед началом

Перед созданием первого исходящего счёта заполните хотя бы один профиль в разделе Настройки → Компания. В счёт попадают реквизиты выбранной моей организации: наименование, ИНН, КПП, адрес, подписант и банковские данные.

Макеты Word-формы счёта настраиваются в Настройки → Документы. Excel-выгрузка счёта остаётся доступной отдельно.

Если активных профилей нет, система не даст создать исходящий документ и попросит заполнить настройки компании.

Создание счёта из КП

1. Откройте принятое коммерческое предложение.
2. Нажмите действие создания счёта.
3. Проверьте клиента, строки, валюту, дату счёта и срок оплаты.
4. Если КП уже было создано с выбранной моей организацией, счёт унаследует этот профиль и снимок реквизитов.
5. Сохраните счёт или сохраните и откройте карточку.

При конвертации строки счёта сохраняют связь со строками КП. Это помогает видеть цепочку: КП → исходящий счёт → оплата клиента.

Создание счёта без КП

1. Перейдите в Документы → КП / Счета.
2. Нажмите Создать счёт.
3. Выберите клиента.
4. Выберите Мою организацию или оставьте профиль по умолчанию.
5. Укажите дату счёта, срок оплаты, валюту и условия оплаты.
6. Добавьте строки счёта: наименование, количество, единицу, цену, НДС, дату поставки и комментарий.
7. Сохраните документ.

Если профиль не выбран вручную, система берёт активный профиль продавца по умолчанию. Если профилей несколько с одним ИНН, ориентируйтесь на КПП и расчётный счёт в списке.

Что сохраняется в счёте

При создании счёта система сохраняет снимок реквизитов:

• реквизиты вашей организации;
• банковские реквизиты для оплаты;
• данные покупателя;
• строки счёта и итоговые суммы.

Этот снимок не меняется при последующем редактировании профиля в настройках. Например, если банк или КПП изменились после выставления счёта, уже созданный счёт продолжит выгружаться со старыми реквизитами.

Статусы счёта

В карточке исходящего счёта менеджер может отметить рабочий статус:

• Создан — счёт заведён в системе.
• Отправлен — счёт передан клиенту.
• В оплате — клиент получил счёт, ожидается оплата или идёт частичное погашение.
• Оплачен — счёт закрыт оплатой.

Если отметить Оплачен, система фиксирует оплату на остаток счёта и пересчитывает оплачено/остаток. История статусов и платежей остаётся в карточке счёта.

Себестоимость и маржинальность

Себестоимость строк фиксируется при выпуске счёта. Черновики, счета на согласовании и согласованные, но ещё не выпущенные документы не участвуют в расчёте маржинальности.

При выпуске система подбирает себестоимость по строке: сначала связанную закупку, затем последнюю фактическую закупку товара на дату счёта, затем действующий прайс поставщика, затем текущую себестоимость из карточки товара. Если валюта себестоимости не совпадает с валютой счёта и надёжный курс недоступен, строка остаётся без покрытия себестоимостью.

Маржа не выводится в печатных формах и карточке счёта для клиента. Она используется в разделе Аналитика, где показываются выручка, себестоимость, валовая прибыль, валовая маржа и покрытие строк себестоимостью. При аннулировании или отмене счёта снимок себестоимости сохраняется в истории, но документ исключается из аналитики.

Скачивание Excel и Word

В карточке исходящего счёта доступны кнопки Excel и Word.

• Excel скачивает файл .xlsx с реквизитами, строками, НДС и итогами.
• Word сначала предлагает выбрать макет, затем скачивает файл .docx с теми же ключевыми данными в формате документа.

Файлы формируются на лету и не сохраняются как вложения. Для скачивания нужна роль с правом экспорта исходящих счетов.

Если счёт был создан до появления снимков реквизитов, система попытается безопасно собрать данные из связанного или профиля по умолчанию. Если реквизитов недостаточно, появится ошибка с просьбой заполнить мою организацию и платёжные данные.

Оплаты клиента

В правой панели карточки счёта можно вручную зафиксировать оплату клиента. Для записи укажите дату, сумму, способ оплаты, ссылку на платёжку или банковский документ и комментарий.

Система показывает:

• сумму счёта;
• сколько уже оплачено;
• остаток к оплате;
• историю платежей.

После частичной оплаты счёт остаётся в статусе В оплате. После полной оплаты статус меняется на Оплачен.

Ручные оплаты сохраняются с источником manual. Для будущих банковских и 1С-интеграций API исходящих счетов поддерживает источники bank и 1c, внешний источник и внешний ID платежа. Это позволяет принимать повторную выгрузку или вебхук без дублей.

Частые ситуации

Ситуация	Что сделать
Нужно выставить счёт от филиала с тем же ИНН	Создайте отдельную мою организацию с нужным КПП и банковским счётом
Нужно выставить счёт с другого расчётного счёта	Создайте отдельный профиль продавца для этого счёта
В счёте старые реквизиты после редактирования профиля	Это ожидаемо: документ хранит снимок на момент создания
Экспорт не скачивается	Проверьте право Экспорт для исходящих счетов и заполненность банковских реквизитов
Профиль больше не используется	Архивируйте его в настройках компании; старые документы останутся доступными