Генерация документов

Раздел Документы описывает печатные формы SNABZHENETS+: коммерческие предложения, исходящие счета, договоры и документы поставки. Эти файлы формируются по встроенным шаблонам из данных документа, моей компании, контрагента, заявки, закупки, логистики и товарных позиций.

Где настраивается

Администратор открывает Настройки → Документы и выбирает тип шаблона:

• Счёт — Word-форма исходящего счёта; Excel-выгрузка счёта остаётся отдельной.
• КП — Word-форма коммерческого предложения.
• Договор — Word-форма договора из реестра договоров.
• Документы поставки — накладные, транспортные формы, доверенности, маршрутные листы и акты из заявки.

Для каждого типа документа можно настроить текстовые блоки, логотип, подпись, факсимиле, печать, подписанта, платёжные реквизиты, переменные, нумерацию и предпросмотр. Для счётов и договоров дополнительно доступны данные бухгалтера без отдельной должности; в КП бухгалтерский блок не используется.

Верхний блок настроек называется Предпросмотр и редактор. Это визуальный лист шаблона: администратор может редактировать документ прямо в нём, вставлять переменные из конструктора и сразу сохранять макет. Ниже расположены структурные поля, изображения, нумерация и реквизиты.

Макеты

У счёта, КП и договора может быть несколько макетов. Стандартный макет доступен сразу, а дополнительные макеты создаются в Настройки → Документы через кнопку Добавить в поле Макет.

Каждый макет хранит собственные тексты, переменные, подписи, изображения, подписанта, реквизиты и настройки нумерации. При создании нового макета система копирует текстовую часть выбранного макета, но логотип, подпись, факсимиле и печать нужно загрузить заново.

Как формируется файл

При создании или экспорте документа система берёт:

• снимок моей организации и банковских реквизитов;
• данные контрагента и, если доступны, контакт контрагента;
• поля самого документа: номер, дату, сумму, валюту, условия и комментарий;
• связанные заявку, закупку, КП, счёт или договор;
• связанные объект логистики, маршрут, партию поставки и реквизиты перевозчика, если документ создаётся из заявки;
• строки документа для табличных блоков;
• изображения шаблона: логотип, подпись, факсимиле и печать.

Уже созданные документы сохраняют снимок реквизитов. Если профиль компании изменился позже, старые файлы продолжают формироваться с историческими данными документа.

Переменные в шаблоне

В текстовые поля шаблона можно вставлять переменные в формате {{path.to.value}}. Например:

• {{document.number}} — номер документа;
• {{buyer.fullName}} — наименование контрагента;
• {{seller.inn}} — ИНН моей компании;
• {{items.table}} — таблица позиций.

Переменные выбираются в левой панели Конструктор переменных. Можно найти поле поиском, выбрать модификатор, скопировать переменную или вставить её в активное поле шаблона. Если курсор стоит в визуальном листе, системная переменная отображается как чип с названием поля, например «Номер документа», но при сохранении остаётся обычным токеном {{document.number}}. Пользовательские и неизвестные переменные в первой версии показываются текстом.

Полный список групп и примеры см. в разделе Переменные шаблонов.

Документы поставки

В карточке заявки доступен блок Документы поставки. Из него можно сформировать один или несколько DOCX-файлов:

• по всей заявке;
• по выбранным позициям;
• по поставщику;
• по объекту логистики;
• по маршруту;
• по партии поставки.

Для grouped-сценариев система создаёт отдельный файл на каждую выбранную группу. Созданные файлы сохраняются в истории заявки, во вкладке Логистика карточки заявки и в разделе Логистика → Документы. Из истории можно скачать отдельный PDF документа или один ZIP-архив, где каждый документ лежит отдельным PDF-файлом. Если документ сформирован с ошибкой, удалите его из истории: он исчезнет из списка и последующих ZIP-выгрузок.

Поддерживаемые формы:

• заявка на доставку и лист комплектации — этап Заказано;
• доверенность на получение — этап Оплачено;
• товарная накладная, транспортная накладная, товарно-транспортная накладная и маршрутный лист — этап Отгружено;
• акт приёмки и акт расхождений — этап Принято;
• внутренняя накладная на передачу в производство — этап Закрыто.

Само формирование документа не переводит PR на следующий этап автоматически. Статус меняет сотрудник отдельным действием или он меняется через жизненный цикл партии поставки.

Нумерация

Для каждого типа документа ведётся отдельный счётчик. Формат номера состоит из:

• префикса;
• следующего номера;
• количества знаков для дополнения нулями;
• суффикса.

Например, префикс CP-, следующий номер 12, количество знаков 5 и суффикс -A дадут номер CP-00012-A.

Если сотрудник указывает номер вручную при создании документа, система сохраняет ручной номер и не увеличивает автоматический счётчик.

Предпросмотр

В настройках шаблона доступны действия проверки:

• Сохранить — сохраняет текущий визуальный лист и настройки макета.
• Обновить — проверяет шаблон на примерных данных и показывает предупреждения по пустым переменным.
• DOCX — скачивает тестовый Word-файл по текущим настройкам.
• PDF — скачивает тестовый PDF по тем же данным и макету.

Если в шаблоне есть переменная, для которой нет данных, она отображается в предупреждении предпросмотра. Это нормально для переменных заявки или закупки, когда тестовый или рабочий документ не связан с такой сущностью.

Экспорт рабочих документов

В карточках рабочих документов доступны выгрузки:

• КП: Word- или PDF-файл с выбором макета.
• Исходящий счёт: Excel без выбора макета, а также Word или PDF с выбором макета.
• Договор: Word- или PDF-файл с выбором макета.
• Документы поставки: Word-файл из карточки заявки с выбором вида формы и области генерации, отдельный PDF или ZIP с PDF-документами из истории.

Для экспорта сотруднику нужны соответствующие права на документ.